10 Zeitmanagement-Tipps und Methoden, mit denen du produktiver wirst

Kennst du das auch: Du hast eine lange Aufgabenliste für den Tag erstellt und am Ende des Tages nur einen Bruchteil geschafft, weil die Zeit gefehlt hat? Immer wieder kam etwas dazwischen. Dann wird es Zeit, deine Abläufe systematisch zu planen. Wir geben Dir zehn Tipps, wie du produktiver wirst.

Überblick Zeitmanagement Tipps und Methoden

Das Thema Zeitmanagement hat gerade Hochkonjunktur. Kein Wunder, denn die Ablenkungen im privaten und Arbeitsalltag werden immer mehr. Hier mal neue E-Mails beantworten, dort schnell die neuesten Tweets und Posts prüfen, nachmittags steht noch ein Meeting mit dem Chef an und schließlich tauscht Du Dich noch mit den Kollegen über das vergangene Wochenende aus. Du siehst: Ein Tag kann schnell vergehen, ohne dass Du deine To-Do-Liste auch nur ansatzweise abgearbeitet hast. Und am Ende des Tages leidet die Qualität deiner Arbeit darunter – und du erreichst deine Ziele nicht mehr.

Immer häufiger verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben, was irgendwann zu einem Graben führt, aus dem Du nicht mehr so leicht herausfindest. Keine Zeit mehr für Erholung oder Hobbys und einfach viel weniger Freiräume im Alltag.

Genau aus diesem Grund ist die systematische Planung des Tages, der Woche oder des Monats in aller Munde. Wie lässt sich der Arbeitstag so strukturieren, dass ich pünktlich Feierabend machen kann und auch der Partner/die Partnerin noch etwas von mir hat? Welche Aufgaben sind wichtiger als andere? Und wo kann ich am besten ansetzen, um mehr Zeit und weniger Stress zu haben? Letztendlich hilft Dir das Zeitmanagement dabei, die wichtigen Dinge zuerst zu erledigen und die nicht so wichtigen Themen etwas nach hinten zu schieben. Mit dem richtigen Selbstmanagement können Menschen die passenden Antworten finden und lernen, wie sie sich die Zeit in ihrem Leben besser einteilen.

Im Folgenden zeigen wir Dir vier Zeitmanagement Tipps zur besseren Einteilung deiner Zeit und Deiner Termine und stellen dir fünf Methoden vor, die Dir bei der Umsetzung helfen können. So kannst Du Deine Ziele und Aufgaben einfacher erreichen.

Tipp 1: Setze die richtigen Prioritäten

Fällt es Dir manchmal schwer die richtigen Prioritäten zu setzen? Keine Angst, diese Herausforderung kennen sehr viele. Nur tun die Wenigsten etwas dagegen. Hier musst du Dir immer vor Augen führen, welche Aufgaben am dringendsten erledigt werden müssen. Und welche am Ende des Tages auch für den höchsten Umsatz sorgen. Alle anderen Punkte auf Deiner To-Do-Liste sollten hintenanstehen.

Tipp 2: Teile große Aufgaben in mehrere kleine

Manchmal siehst Du den Wald vor lauter Bäumen nicht. Gerade bei anspruchsvollen Projekten ist es wichtig, nicht gleich alles auf einmal beginnen zu wollen. Du solltest die größeren Aufgaben lieber in einzelne Schritte aufteilen und diese nach der Wichtigkeit abarbeiten.

Auf diese Weise teilst Du Dir deine Zeit sinnvoll ein und profitierst von einem effektiveren Zeitmanagement.

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Tipp 3: Gib‘ den Zeitdieben keine Chance

Konzentriert sitzt Du an deinem Computer und erledigst eine wichtige Aufgabe. Über Skype unterhalten sich die Kollegen, alle zehn Minuten stürmt ein Kollege mit Neuigkeiten herein, das Telefon klingelt öfter und Outlook zeigt ständig einkommende E-Mails an. Jede Unterbrechung kostet wertvolle Konzentration und führt am Ende des Tages dazu, dass Du nur einen Bruchteil der Aufgaben schaffst.

Deshalb ist es wichtig, dass du unnötige Unterbrechungen vermeidest und den Zeitdieben von vornherein keine Chance lässt. Hier solltest Du standhaft sein. Dir helfen „Nicht-Stören“-Schilder, eine Rufumleitung, das Ausschalten von Outlook und Skype oder eine klare Ansage an den Kollegen, dass es später besser passt. Im Großraumbüro helfen Kopfhörer, um sich auf die Aufgaben besser zu konzentrieren.

Hilfreich ist es auch, seine Leistungshochs am frühen Morgen oder gegen Abend für die wichtigen Sachen zu nutzen und andere Dinge, wie E-Mails beantworten oder Meetings, in die nicht so produktiven Zeiträume zu legen.

Tipp 4: Gönne Dir Pausen

Pausen sind wichtig. Verzichtest du darauf, passieren Fehler oder du wirst sonst dauerhaft überlastet. Mit den unterschiedlichen Methoden für das Zeitmanagement kannst Du gut Pausen in den Alltag integrieren und Kraft für weitere Aufgaben sammeln.

Klingen diese Tipps logisch für Dich? Jetzt stellt sich die Frage, wie sich diese Tipps in den Alltag integrieren lassen. Hierfür gibt es verschiedene Zeitmanagement Methoden, die für eine sinnvolle Struktur sorgen.

Methode 1: Die Not-To-Do-Liste

Einfach und  effektiv und die erste Methode, die wir Dir vorstellen möchten: die Not-To-Do-Liste. Hier geht es darum, dass Du Aufgaben, die Dich von der Arbeit abhalten, auf eine Liste packst und diese nicht beginnst. Das kann das Checken der privaten E-Mails, aber auch das Surfen auf Facebook sein, was Dich enorm von der Arbeit abhalten kann. Alle Zeitdiebe bleiben dann an diesem Tag fern.

Kernaussage: Halte alles, was dich von der Arbeit abhält, an diesem Tag von Dir fern.

Methode 2: Kanban-Tafel

Die Kanban-Methode stammt aus Japan und wurde entwickelt, um in großen Unternehmen die Produktionsprozesse zu beschleunigen. Häufig wird ein Whiteboard genommen und dieses in drei Spalten geteilt: zu erledigen, in Arbeit und erledigt.

Mit Hilfe von Post-it-Zetteln werden Aufgaben aufgeschrieben und anschließend in die Spalte „zu erledigen“ geklebt. Wenn Du mit der Aufgabe angefangen hast, verschiebst du den Zettel in die Spalte „in Arbeit“. So sieht jeder, wo Du gerade bist. Diese Methode lässt sich auch noch weiter verfeinern und mit Foto-Buttons der Teammitglieder versehen.

Mit Trello und anderen Apps lässt sich diese Methode auch mit weit verstreuten Teams umsetzen.

Kernaussage: Gute Visualisierungs-Methode, um Prozesse übersichtlicher zu gestalten und zu beschleunigen.

Methode 3: Pomodoro-Technik

In den achtziger Jahren entwickelte der Italiener Francesco Cirillo das Pomodoro-Prinzip, dessen Grundidee auf der geistigen Beweglichkeit beruht. Der Kern: häufige Pausen erhöhen die Produktivität. Er setzte auf 30 Minuten-Einheiten, bei denen 25 Minuten konzentriert gearbeitet und fünf Minuten Pause gemacht wird. Mittlerweile lassen sich die Einheiten auch vergrößern und an die allgemeinen Bedürfnisse anpassen.

Kernaussage: In kleinen Zeiteinheiten mit vielen Pausen zu arbeiten, kann viel bewirken, wenn Du Dich an das Schema gewöhnt hast.

Methode 4: ALPEN-Methode

Lothar Seiwert entwickelte diese sehr effektive Methode auf Basis einer gewissen Vorarbeit. Du schreibst am Vortag Deine Aufgaben, Termine und Aktivitäten (A) auf und versuchst die ungefähre Länge einzuschätzen (L). Anschließend baust Du Puffer ein, um flexibel auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren zu können (P). Das Verhältnis zwischen A und P liegt bei 60 % und 40 %

Und schließlich ziehst Du am Ende des Arbeitstages eine Bilanz, wie alles geklappt hat (N). Nach und nach kannst Du die Abläufe dann verfeinern und besser auf Dich abstimmen.

Kernaussage: Einfaches und überall umsetzbares Prinzip.

Methode 5: Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Methode gehört zu den beliebtesten im Zeitmanagement. Du erstellst eine Matrix aus vier Feldern, die Du jeweils mit unterschiedlichen Prioritäten und Termindruck versiehst. Ein Feld steht für „Wichtig und dringend“, eins für „dringend, aber nicht wichtig“, das nächste für „wichtig, aber nicht dringend“ und das letzte für „weder wichtig noch dringend“.

Gerade bei letzterem ist es nicht so wichtig, diese Aufgaben überhaupt zu erfüllen. Persönlich solltest Du die Aufgaben aus dem ersten Feld umsetzen, während Du die anderen dringenden Aufgaben delegieren solltest. Die wichtigen, aber nicht so dringenden kannst Du dann terminieren und selbst umsetzen.

Kernaussage: Einfaches Grundprinzip, das sich schnell umsetzen lässt.

Methode 6: Pareto-Prinzip

Dieses Prinzip gehört zu den bekanntesten Techniken für mehr Effizienz und Produktivität. Es besagt, dass Du mit 20 Prozent Aufwand 80 Prozent der Ergebnisse erzielst. Hier geht es um die richtige Priorisierung nach der Wichtigkeit der Aufgaben.

So hilft die Pareto-Regel beim Setzen von Prioritäten. Alles, was entscheidend für das Ergebnis oder den Umsatz ist, wird abgearbeitet. Alles, was nicht von zentraler Bedeutung ist, wird nicht weiter bearbeitet.

Hintergrund ist die Problematik, dass sich viele nur mit Details oder Dingen beschäftigen, die nicht zum Erfolg führen. 80 Prozent sind häufig nur überflüssiger Aufwand. Die Ergebnisse lassen sich mit Sicherheit noch verfeinern, aber hier geht es dann nur noch um Perfektionismus.

Ein Beispiel: Du schreibst zehn Artikel mit denen Du Abonnenten für Deinen Newsletter erreichen möchtest. Dabei stellst Du fest, dass sich die Leute sich hauptsächlich über zwei Artikel anmelden. Die anderen waren mehr oder weniger überflüssig. Beim nächsten Mal konzentrierst Du Dich nur auf die Art der Artikel, die am meisten bringen – und sparst Dir am Ende eine Menge Arbeit.

Kernaussage: Du solltest Dich daher vorher damit auseinandersetzen, welche Tasks am wichtigsten für das Gesamtergebnis sind. Dann kannst Du Dich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren.

Fazit Zeitmanagement

Wir hoffen, dass Du mit diesem Titel mehrere Anregungen erhalten hast, wie Du Dein Zeitmanagement optimieren kannst. Natürlich gibt es noch viel mehr Tipps und Tricks, aber für einen ersten Überblick reichen die wichtigsten Tipps und Methoden. Du kannst relativ einfach lernen, dein Leben besser zu organisieren. Fang‘ am besten gleich damit an.

Wenn Du mehr über dieses Thema erfahren möchtest, schau‘ Dir doch einmal die Weiterbildung im Zeitmanagement von Oncampus an. Dort lernst du wie Du deine Ziele effektiv priorisierst und Deine Arbeitsqualität steigerst.

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