10 Zeitmanagement-Tipps und Methoden, mit denen du produktiver wirst

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Kennst du das auch: Du hast eine lange Aufgabenliste für den Tag erstellt und am Ende des Tages nur einen Bruchteil geschafft, weil die Zeit gefehlt hat? Immer wieder kam etwas dazwischen oder du hast dich vielleicht sogar von etwas unwichtigem ablenken lassen. Dann wird es Zeit, deine Abläufe systematisch zu planen, so dass du jede Aufgabe schaffst. Wir zeigen dir in diesem Blogartikel zehn Zeitmanagement Tipps und Methoden, mit denen du produktiver wirst. So bleibt garantiert nichts wichtiges mehr liegen!

Überblick Zeitmanagement Tipps und Methoden

Das Thema Zeitmanagement ist gerade mehr denn je gefragt. Kein Wunder, denn die Ablenkungen im privaten und Arbeitsalltag werden durch die Digitalisierung immer mehr. Hier mal auf neue E-Mails antworten, dort schnell die neuesten Tweets und Posts lesen und ein Like hinterlassen, nachmittags steht noch ein Meeting mit der Chefin an und schließlich tauscht du dich noch mit den Kolleginnen und Kollegen über das vergangene Wochenende aus. Wir kennen es alle aus eigener Erfahrung: Ein Tag kann schnell vergehen, ohne dass du deine To-Do-Liste auch nur ansatzweise abgearbeitet hast. Im Gegenteil – meist kommen immer noch mehr Aufgaben dazu. Und am Ende des Tages leidet die Qualität deiner Arbeit darunter – und du bist demotiviert.

Bei immer mehr Menschen verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben. Wer da nicht lernt, sich gut zu organisieren und mit der vorhandenen Zeit zu haushalten, wird schnell in eine Spirale gezogen, aus der man nicht mehr so leicht herausfindet. Stimmt die Balance nicht, hat man bald keine Zeit mehr für Erholung oder Hobbys und einfach viel weniger Freiräume im Alltag.

Und da sich das natürlich niemand von uns wünscht, ist die systematische Planung deines Tages, deiner Woche oder auch des ganzen Monats etwas, womit du dich etwas mehr beschäftigen solltest. Die zentralen Fragen lauten: Wie lässt sich der Arbeitstag so strukturieren, dass ich pünktlich Feierabend machen kann und auch der Partner/die Partnerin noch etwas von mir hat? Welche Aufgaben sind wichtiger als andere? Und wo kann ich am besten ansetzen, um mehr Zeit und weniger Stress zu haben?

Ziel des Zeitmanagements ist es, die wichtigen Dinge zuerst zu erledigen und die nicht so wichtigen Themen etwas nach hinten zu schieben. Mit dem richtigen Selbstmanagement können Menschen die richtigen Antworten finden und lernen, wie sie sich die Zeit in ihrem Leben besser einteilen. Auch für den Lebenslauf in der Bewerbung ist es eine wichtige Fähigkeit.

Im Folgenden zeigen wir dir vier Zeitmanagement Tipps zur besseren Einteilung deiner Zeit und deiner Termine und stellen dir fünf Methoden vor, die dir bei der Umsetzung helfen können. So kannst du deine Ziele und Aufgaben einfacher erreichen.

Tipp 1: Setze die richtigen Prioritäten

Fällt es dir manchmal schwer die richtigen Prioritäten zu setzen? Keine Angst, mit dieser Herausforderung bist du nicht allein. Trotzdem tun nur die Wenigsten etwas dagegen. Bei der Priorisierung deiner Aufgaben musst du dir immer vor Augen führen, welche Aufgaben am dringendsten erledigt werden müssen. Gibt es vielleicht eine Deadline? Welche Aufgaben bringt vielleicht einen großen Umsatz? Wartet jemand dringend auf meine Rückmeldung? Nehme dir diese wichtigen Aufgaben zuerst vor. Alle anderen Punkte auf deiner To-Do-Liste sollten hintenanstehen.

Tipp 2: Teile große Aufgaben in mehrere kleine

Wenn man eine große Aufgabe vor sich hat, sieht man manchmal den Wald vor lauter Bäumen nicht. So ist man demotiviert, bevor man überhaupt angefangen hat. Leichter machst du es dir, wenn du nicht gleich alles auf einmal beginnen möchtest. Überlege dir, wie du den großen Berg Arbeit in einzelne, kleine Schritte aufteilen kannst und arbeite diese dann nach und nach ab. Du wirst sehen: ehe du dich versiehst, bist du schon mitten im Projekt und das ganze Vorhaben wirkt gar nicht mehr so unmöglich.

Auf diese Weise teilst du dir deine Zeit sinnvoll ein und profitierst von einem effektiveren Zeitmanagement.

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  • Lothar Seiwert
  • Herausgeber: Goldmann Verlag
  • Taschenbuch: 288 Seiten

Tipp 3: Gib‘ den Zeitdieben keine Chance

Wer kennt es nicht: Konzentriert sitzt du an deinem Computer und erledigst eine wichtige Aufgabe. Über Skype unterhält sich dein Team im Gruppenchat, alle paar Minuten stürmt eine Kollegin oder ein Kollege mit Neuigkeiten herein, das Telefon klingelt und Outlook zeigt ständig einkommende E-Mails an. Jedes Mal wirst du bei deiner Arbeit unterbrochen und brauchst dann eine Weile, um dich wieder auf deine Arbeit zu fokussieren. Jede Unterbrechung kostet wertvolle Konzentration und führt am Ende des Tages dazu, dass du nur einen Bruchteil der Aufgaben schaffst.

Deshalb ist es wichtig, dass du unnötige Unterbrechungen so gut es geht vermeidest und den Zeitdieben von vornherein keine Chance lässt. Auch wenn es sich vielleicht erst einmal komisch anfühlt: Hier solltest du standhaft sein. Hänge ein „Nicht-Stören“-Schild an deine Bürotür, richte eine Rufumleitung ein und schalte Skype oder Outlook einfach mal aus. Sollte jemand aus deinem Team vorbeikommen, sage ihnen freundlich, dass es später besser passt. Im Großraumbüro helfen Noise Cancelling Kopfhörer, um sich auf die Aufgaben besser zu konzentrieren. Sie blenden Umgebungsgeräusche aus.

Hilfreich ist es auch, seine Leistungshochs am frühen Morgen oder gegen Abend für die wichtigen Sachen zu nutzen und andere Dinge, wie E-Mails beantworten oder Meetings, in die nicht so produktiven Zeiträume zu legen.

Tipp 4: Gönne Dir Pausen

Pausen sind wichtig. Verzichtest du darauf, bist du unkonzentriert und es passieren Fehler. Und hält dieser Zustand länger an, kann sich das sogar negativ auf deine Gesundheit auswirken! Beschäftige dich mit verschiedenen Zeitmanagement-Methoden und versuche herauszufinden, welche für dich am besten geeignet ist, um gut Pausen in deinen Alltag zu integrieren und Kraft für weitere Aufgaben zu sammeln.

Klingen diese Tipps logisch für dich? Jetzt stellt sich die Frage, wie sich diese Tipps für besseres Zeitmanagement in den Alltag integrieren lassen. Hierfür gibt es verschiedene Zeitmanagement Methoden, die für eine sinnvolle Struktur sorgen.

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Alles über Zeitmanagement Tipps und Methoden

Methode 1: Die Not-To-Do-Liste

Das Wort klingt erst einmal kontraproduktiv. Tatsächlich ist eine Not-To-Do-Liste aber sehr effektiv für dein Zeitmanagement. Wie das funktioniert? Ganz einfach: du schreibst alle Aufgaben, die dich von der Arbeit abhalten, auf eine Liste und beginnst diese dann einfach nicht. Es kann das Lesen privater Mails sein oder das Surfen auf Facebook – du weißt am besten, wovon du dich immer wieder gerne ablenken lässt. Du wirst sehen – wenn du mit deiner Not-To-Do-Liste arbeitest, verabschieden sich die Zeitdiebe quasi automatisch von dir. Probiere es doch mal aus!

Kernaussage: Halte alles, was dich von der Arbeit abhält, an diesem Tag von dir fern.

Methode 2: Kanban-Tafel

Die Kanban-Methode stammt aus Japan und wurde entwickelt, um in großen Unternehmen die Produktionsprozesse zu beschleunigen. Häufig wird für diese Methode ein Whiteboard genommen und dieses in drei Spalten eingeteilt: zu erledigen, in Arbeit und erledigt.

Alle Aufgaben werden dann auf einzelne Post-it-Zettel geschrieben und diese dann wiederum in die Spalte „zu erledigen“ geklebt. Wenn du mit einer Aufgabe angefangen hast, verschiebst du den Zettel in die Spalte „in Arbeit“. So sieht jeder, an welcher Aufgabe du gerade arbeitest. Diese Methode lässt sich auch noch weiter verfeinern und mit Foto-Buttons der Teammitglieder versehen.

Wer es lieber digital mag, der sollte sich Apps wie beispielsweise Trello mal genauer anschauen. Dort kannst du mit verschiedenen Boards arbeiten und so die Kanban-Methode auch mit weit verstreuten Teams umsetzen.

Kernaussage: Kanban ist eine gute Visualisierungs-Methode, um Prozesse übersichtlicher zu gestalten und zu beschleunigen.

Methode 3: Pomodoro-Technik

In den achtziger Jahren entwickelte der Italiener Francesco Cirillo das Pomodoro-Prinzip, dessen Grundidee auf der geistigen Beweglichkeit beruht. Der Kern: häufige Pausen erhöhen die Produktivität. Er setzte auf 30 Minuten-Einheiten, bei denen 25 Minuten konzentriert gearbeitet und fünf Minuten Pause gemacht wird. Nach Bedarf lassen sich die Einheiten auch verlängern und an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Probiere einfach mal aus, mit welchen Zeiteinheiten die Pomodoro-Technik für dich am besten funktioniert! Nach einer Weile wirst du feststellen, wie positiv regelmäßige Pausen sich auf deine Produktivität auswirken.

Kernaussage: In kleinen Zeiteinheiten mit vielen Pausen zu arbeiten, kann viel bewirken, wenn du dich an das Schema gewöhnt hast.

Methode 4: ALPEN-Methode

Lothar Seiwert entwickelte die sehr effektive ALPEN-Methode auf Basis einer gewissen Vorarbeit. Und so funktioniert diese Zeitmanagement-Methode: Du schreibst am Vortag deine Aufgaben, Termine und Aktivitäten (A) auf und versuchst die ungefähre Länge einzuschätzen (L). Anschließend baust du Puffer ein, um flexibel auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren zu können (P). Das Verhältnis zwischen A und P liegt bei 60 % und 40 %.

Am Ende des Arbeitstages ziehst du dann eine Bilanz, wie alles geklappt hat (N). Nach und nach kannst du die benötigte Zeit für eine bestimmte Aufgabe immer besser einschätzen und dann die Abläufe verfeinern und besser auf dich abstimmen.

Kernaussage: Die ALPEN-Methode ist ein einfaches und überall umsetzbares Prinzip, das dir hilft, die benötigte Zeit besser einzuschätzen.

Methode 5: Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Methode gehört zu den beliebtesten im Methoden Zeitmanagement. Du erstellst eine Matrix aus vier Feldern, die du jeweils mit unterschiedlichen Prioritäten und Termindruck versiehst. Ein Feld steht für „wichtig und dringend“, eins für „dringend, aber nicht wichtig“, das nächste für „wichtig, aber nicht dringend“ und das letzte für „weder wichtig noch dringend“.

Gerade bei letzterem solltest du dich fragen, ob es tatsächlich überhaupt nötig ist, diese Aufgaben zu erledigen. Persönlich solltest du die Aufgaben aus dem ersten Feld umsetzen, während du die anderen dringenden Aufgaben delegieren solltest. Die wichtigen, aber nicht so dringenden kannst du dann terminieren und selbst umsetzen.

Kernaussage: Die Eisenhower-Methode ist ein einfaches Grundprinzip des Zeitmanagements, das sich schnell umsetzen lässt.

Methode 6: Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip gehört zu den bekanntesten Techniken für mehr Effizienz und Produktivität. Es besagt, dass du mit 20 Prozent Aufwand 80 Prozent der Ergebnisse erzielst. Bei diesem Zeitmanagement-Tool geht es um die richtige Priorisierung nach der Wichtigkeit der Aufgaben.

So hilft die Pareto-Regel beim Setzen von Prioritäten. Alles, was entscheidend für das Ergebnis oder den Umsatz ist, wird abgearbeitet. Alles, was nicht von zentraler Bedeutung ist, wird nicht weiter bearbeitet.

Hintergrund ist die Problematik, dass sich viele Menschen häufig in Details verlieren und isch mit Dingen beschäftigen, die nicht zum Erfolg führen. 80 Prozent sind häufig nur überflüssiger Aufwand. Die Ergebnisse lassen sich mit Sicherheit noch verfeinern, aber hier geht es dann nur noch um Perfektionismus.

Ein Beispiel: Du schreibst zehn Artikel mit denen du Abonnenten für deinen Newsletter erreichen möchtest. Dabei stellst du fest, dass sich die Leute sich hauptsächlich über zwei Artikel anmelden. Die anderen waren mehr oder weniger überflüssig. Beim nächsten Mal konzentrierst du dich nur auf die Art der Artikel, die am meisten bringen – und sparst dir am Ende eine Menge Arbeit.

Kernaussage: Du solltest dich vorher damit auseinandersetzen, welche Tasks am wichtigsten für das Gesamtergebnis sind. Dann kannst du dich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren.

Fazit Zeitmanagement Methoden

Wir hoffen, dass du mit diesem Artikel mehrere Anregungen erhalten hast, wie du dein Zeitmanagement – egal ob du dich in der Ausbildung, im Studium oder bei der Arbeit befindest, optimieren kannst. Natürlich gibt es noch viel mehr Infos rund um das Thema Zeitmanagement und Produktivität, aber für einen ersten Überblick reichen die wichtigsten Tipps und Methoden. Du kannst relativ einfach lernen, dein Leben besser zu organisieren. Fang‘ am besten gleich damit an.

Zeitmanagement Tipps und Methoden
Zeitmanagement Tipps und Methoden

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