Projektmanagement: 6 Tipps, wie du Projekte erfolgreich managen kannst

Projektmanagement

Projekte erfolgreich managen: Als Projektmanagerin oder Projektmanager trägt man die Verantwortung dafür, dass Projekte vom Anfang bis zum Ende reibungslos ablaufen und das Projektziel erreicht wird. Die Aufgaben zu koordinieren, zeitliche Rahmenbedingungen zu beachten und alle Teammitglieder auf dem neusten Stand zu halten, ist eine herausfordernde Aufgabe im Propjektmanagement. In diesem Artikel geben wir die 6 Tipps an die Hand, wie du Projekte erfolgreich und effektiv managen kannst.

Überblick Projekte erfolgreich managen

Ein erfolgreiches Projektmanagement ist so komplex wie nötig und so pragmatisch wie möglich. Da Projekte in Unternehmen in der Regel einen großen Umfang haben, ist es sinnvoll, sie in kleinere Teile und Zwischenziele aufzuteilen. Genau hier kommen Projektmanagerinnen und Projektmanager zum Einsatz. Sie koordinieren die notwendigen Schritte und verteilen die anfallenden Aufgaben auf die Teammitglieder. Am Ende ist das Projektmanagement außerdem dafür verantwortlich, dass diese im Gesamtergebnis reibungslos zusammenlaufen.

Projektmanagerinnen und -manager werden oft auch als Innen- und Außenminister eines Projektes bezeichnet. Das Projektmanagement muss das Projekt nicht nur nach innen gegenüber dem Management vertreten, sondern auch gegenüber dem Team, der Buchhaltung, Dienstleistern usw. Nach außen ist es die Aufgabe einer/s Projektverantwortlichen, das Projekt gegenüber den Auftraggebern zu vertreten und regelmäßig über die Fortschritte zu informieren. Das Projektmanagement ist das wichtigste Bindeglied zwischen allen Beteiligten und spielt daher eine besonders wichtige Rolle.

Du siehst also: die Arbeit einer Projektmanagerin oder eines Projektmanager ist komplex. Um Projekte reibungslos umsetzen zu können, benötigst du einen genauen Plan, klare Anforderungen, kompetente Teammitglieder und Koordinationsfähigkeiten. Mit unseren Tipps zweigen wir dir, wie du Deine Projekte noch besser zum Abschluss bringen kannst und die Steuerung in die richtige Richtung geht.

1) Klare Ziele beim Projektmanagement setzen

Die Ziele im Projektmanagement sollten SMART sein: Das steht für Specific (Spezifisch), Measurable (Messbar), Achievable (Erreichbar), Realistic (realistisch) und Time framed (Zeitrahmen). Diese Methode hilft dir, deine Ziele ganz konkret zu formulieren und im Nachhinein genau überprüfen zu können, ob das Ziel erreicht wurde.

Wichtig ist dabei, das große Ziel in kleine, realistische Teilziele zu splitten. So gehst du logisch mit der richtigen Planung Schritt für Schritt vor und stellst sicher, dass keine wichtigen Punkte vergessen wurden.

Ein Beispiel: du und dein Team sollen eine Webseite für einen Kunden programmieren. Anstatt jetzt für alle ein Ziel festzulegen, solltest du die Steuerung des Projekts in kleinere Phasen und Meilensteine einteilen. Erst erstellst du die Konzeption und die Abstimmung, danach geht es um das Layout, das das Designerteam umsetzt und das du als Projektmanager/in dann wieder mit der Kundin oder dem Kunden abstimmt. Erst dann folgen die Programmierung und die konkrete Umsetzung der Webseite. Zu guter Letzt müssen vom Texter-Team noch Inhalte erschaffen werden. Danach geht nach einer weiteren Abstimmung die Seite live.

So hast du klare Schritte festgelegt, die nach und nach abgearbeitet werden können. Und behältst als Projektmanager nicht nur besser den Überblick, sondern das Team ist auch motivierter, wenn es merkt, dass das Projekt kontinuierlich vorangeht.

2) Auf Spielregeln einigen

Für einen reibungslosen Projektablauf ist es wichtig, dass vor Projektstart genau festgelegt ist, welche Wünsche und Vorstellungen die jeweiligen Parteien haben. Nur mit der richtigen Planung vermeidest du Ärger und Unzufriedenheit im Verlauf des Projektes.

Setze dich also noch vor Beginn des Projektes mit den Beteiligten zusammen und einigt euch auf die „Spielregeln“. Wie oft möchte die Kundin oder der Kunde über den Fortschritt informiert werden? An welchen entscheidenden Stellen ist ein gemeinsames Meeting notwendig? Was darfst du als Projektmanagement selbstständig entscheiden, wo sind Absprachen gefragt? All diese Punkte solltest du in einem Projekthandbuch (z.B. ein Lasten- und Pflichtenheft oder ein Statement of Work) schriftlich festhalten.

So wissen alle Projektbeteiligten genau, was sie zu erwarten haben. Und du gehst damit lästigen Kommunikationsproblemen aus dem Weg, die unnötig Zeit kosten und den Projektablauf behindern. Letztendlich ist auch das gesamte Projektteam motivierter, wenn alle Beteiligten zufrieden sind.

3) Budget festlegen

Ein Projekt verschlingt neben zeitlichen Ressourcen auch vor allem eins: Geld. Nicht selten kommt es im Verlaufe des Projektes zu Unstimmigkeiten bezüglich des Projektbudgets. Sind zum Beispiel mehr Korrekturschleifen erforderlich als angesetzt, ist der Auftraggeber oder die Auftraggeberin schnell verärgert, wenn höhere Kosten als besprochen anfallen.

Das einfache Mittel, um solchen Konflikten von Vornherein aus dem Weg zu gehen: legt noch vor Beginn des Projektes genau fest, welche Leistungen im Projektangebot enthalten sind und für welche gegebenenfalls Extrakosten anfallen. So bist du als Projektmanagerin oder Projektmanager auf der sicheren Seite und kannst im Falle eines Falles auf die Projektvereinbarung verweisen. Auch für den Auftraggeber oder die Auftraggeberin ist so jederzeit transparent, mit welchen Kosten zu rechnen ist.

Das wiederum erleichtert die Zusammenarbeit in der Regel enorm und sorgt dafür, dass Diskussionen rund um die Leistungen und das Budget gar nicht erst aufkommen. So sind alle Beteiligten zufrieden und das Projekt geht reibungslos über die Bühne.

4) Mit dem Team kommunizieren

Auch wenn du als Projektmanagerin oder Projektmanager die Fäden in der Hand hast – ohne ein motiviertes Team wird auch das perfekt geplante Projekt nichts. Das Projektmanagement muss sich auf alle verlassen können und Rückhalt im Team erfahren. Denn schließlich ist ein Projekt immer noch eins: Teamwork. Deshalb ist es eine deiner wichtigsten Aufgaben als Projektmanagerin oder Projektmanager, mit deinem Team offen zu kommunizieren. Nur so erkennst du eventuell entstehende Probleme und Unstimmigkeiten frühzeitig, kannst gegensteuern, unterstützen oder auch vermitteln. So werden Probleme schon im Ansatz gelöst.

Beziehe dein Team regelmäßig mit ein, unterrichte sie über den aktuellen Stand und die nächsten erforderlichen Schritte. So fühlen sich die Teammitglieder abgeholt und wertgeschätzt. Außerdem ist es deine Aufgabe als Projektmanagement, jederzeit ein offenes Ohr für Probleme zu haben. Wenn möglich solltest du den persönliches Kontakt regelmäßig suchen. So schaffst du eine ganz andere Basis als über die digitale Kommunikation – über E-Mails und Projektmanagement-Tools geht die persönliche Ebene häufig verloren.

Auch regelmäßige Team-Meetings sind eine super Maßnahme, um die funktionierende Kommunikation im Team sicherzustellen. Welche Schritte habt Ihr gemeinsam bewältigt? An welcher Stelle muss nachgebessert werden? Gibt es offene Punkte, die sich aufgetan haben?  Am besten sollte ein regelmäßiger Termin (wöchentlich oder monatlich) aufgesetzt werden – entweder als Telefonkonferenz oder als Präsenztermin.

Besonders wichtig ist auch ein regelmäßiges Feedback inklusive Lob und Kritik. Das Team wächst so enger zusammen und ist motivierter, was sich auch positiv auf die Teamleistung auswirkt.

5) Diese Bücher helfen dir weiter

Für das richtige Wissen über das Projektmanagement sorgen die passenden Bücher. Wir haben für dich die wichtigsten rausgesucht. (Bücher, E-Book, Hörbuch)

Walter Jakoby: Projektmanagement für Ingenieure

Nicolai Andler: Tools für Projektmanagement, Workshops und Consulting: Kompendium der wichtigsten Techniken und Methoden

Der Termin: Ein Roman über Projektmanagement
  • Tom DeMarco
  • Herausgeber: Carl Hanser Verlag GmbH & Co. KG
  • Gebundene Ausgabe: 264 Seiten
Projektherz - Das Handwerk der Inspiration
  • Bernhard M Scheurer
  • Herausgeber: Daedalus
  • Auflage Nr. 1 (01.07.2010)
  • Broschiert: 263 Seiten
Spielräume. Projektmanagement jenseits von Burn-out, Stress und Effizienzwahn.
  • Tom DeMarco
  • Herausgeber: Hanser Fachbuch
  • Taschenbuch: 214 Seiten
Projektmanagement: Leitfaden zur Steuerung und Führung von Projekten
  • Heinrich Keßler, Georg Winkelhofer
  • Herausgeber: Springer
  • Auflage Nr. 3 (25.09.2001)
  • Gebundene Ausgabe: 288 Seiten
Scrum - Agiles Projektmanagement erfolgreich einsetzen
  • Roman Pichler
  • Herausgeber: dpunkt.verlag
  • Auflage Nr. 1 (01.12.2007)
  • Taschenbuch: 184 Seiten

6) Diese Software hilft dir weiter

Ohne die passende Software für das Projektmanagement geht heutzutage nicht viel. Gerade im Projektmanagement erleichtert ein gut strukturiertes Programm die Arbeit für das ganze Team enorm. So lassen sich einfach Projekte erstellen, verwalten und gemeinsam bearbeiten. Dank einer Projektmanagement-Software kann jedes Teammitglied genau sehen, was bereits erreicht wurde und welche nächsten Schritte anstehen. Auch agile Methoden können dabei helfen.

Slack

Slack ist ein webbasiertes  Kommunikationstool für Arbeitsgruppen und Teams. Du kannst Nachrichten austauschen, chatten und auch gemeinsam Dokumente bearbeiten. Andere Dienste wie Dropbox oder Google Drive lassen sich bei diesem Projektmanagement-Tool sehr gut anbinden. Die Grundfunktionen sind kostenlos.

www.slack.com

Trello

Auch Trello ist eine webbasierte Projektmanagement-Software, die auf dem japanischen Kanban-System beruht. Auch hier sind die Grundfunktionen kostenlos und es lässt sich sehr einfach in Teams zusammenarbeiten.

www.trello.com 

MS Project

MS Project ist der Evergreen der Projektmanagement-Software. Das Microsoft-Produkt ermöglicht es der Projektmanagerin oder dem Projektmanager Ressourcen, Budgets und Terminpläne zu analysieren und Berichte erstellen. Teammitglieder können Vorgänge verwalten, zusammenarbeiten und auch Arbeitszeittabellen einreichen. Und die Geschäftsführung ist immer auf dem aktuellsten Stand und kann so die richtigen Budgetentscheidungen treffen.

https://products.office.com/de-de/project/project-and-portfolio-management-software

Open Proj.

Die kostenlose Alternative zu MS Project ist Open Proj., welches von vielen großen Unternehmen verwendet wird. Es bietet fast die gleichen Möglichkeiten wie MS Project – ohne so viel zu kosten.

https://www.openproject.org/

Basecamp

Nach wie vor ist Basecamp die weltweit führende Projektmanagement-Software aus der Cloud. Schnell und übersichtlich lassen sich To-Do’s erstellen, Dateien austauschen, Termine festlegen und noch einiges mehr.

https://basecamp.com/

Online-Kurs: Projektmanagment für Fortgeschrittene

Du siehst: Projektmanagement ist komplex und dein Job als Projektmanagerin oder Projektmanager ist es, die Fäden von Anfang bis Ende in der Hand zu halten und einen erfolgreichen Projektabschluss sicherzustellen. Projektmanagerin oder Projektmanager kann man nur werden, wenn man genau weiß, worauf man zu achten hat. Du bist der Meinung, dein Projektmanagement-Wissen müsste mal wieder aufgefrischt werden oder planst eine Karriere als Projektleitung?

Dann schau doch mal bei den oncampus-Angeboten zum Thema Projektmanagement vorbei. Auf unserer E-Learning-Plattform mooin findest du beispielsweise einen MOOC (Massive Open Online Course) zum Thema Projektmanagement. Professor Dr. Marc Oliver Opresnik gibt dort einen anschaulichen Überblick über das Thema und stellt wichtige Aspekte im Detail vor. Wir haben auch einen Selbstlernkurs zum Thema Projektmanagement.

Darf es etwas detaillierter sein und benötigst du zudem ein Zertifikat, um Deine Projektmanagement-Kenntnisse nachzuweisen? Dann ist unsere Online-Weiterbildung zum Projektmanagement genau das Richtige für dich, um deine Karriere voranzubringen! In dem 6-monatigen Kurs lernst du alles, was du zum Thema wissen musst. Nach erfolgreichem Abschluss erhältst du ein Hochschulzertifikat und kannst dir außerdem 5 Credit Points auf ein mögliches Studium anrechnen lassen. Der Vorteil: der Kurs Projektmanagement findet fast ausschließlich online statt. Du kannst also ganz bequem neben dem Beruf lernen, wann und wo es dir gerade passt. 365 Tage im Jahr, rund um die Uhr.

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