Produktivitäts-Apps: Mit diesen 9 Apps arbeitest du effektiver

Wirst du auch ständig von der Arbeit abgelenkt? Kein Wunder, denn die Anzahl der Ablenkungen wächst immer mehr an. Mit diesem Problem hat aber auch die Zahl der Produktivitäts-Apps und Programme zugenommen, die einem bei der Fokussierung auf die vorliegenden Aufgaben unterstützen. Nicht jedes Tool bietet dir tatsächlich einen Mehrwert. Im vorliegenden Artikel stellen wir dir neun Produktivtäts-Apps vor, die wir teilweise schon seit Jahren selber nutzen und mit denen wir gute Erfahrungen gesammelt haben. Vielleicht ist auch für dich eine passende App dabei, die dir hilft, deine Produktivität zu steigern.

Produktivitätskiller: Netflix, Facebook, Instagram & Co.

Noch schnell neue Facebook-Meldungen gecheckt, ganz kurz getwittert oder auch eine neue Folge der spannenden Netflix-Serie angeschaut. Vielleicht lässt sich über Spotify noch das gerade erschienene Album der Lieblingsband angehört. Fakt ist: Durch die ganzen Ablenkungen dauern selbst kleine Aufgaben viel länger als gedacht. Kaum jemand beendet Aufgaben sofort und zügig, sondern macht durch Ablenkungen langfristige Arbeiten daraus. Sonderlich produktiv ist das nicht.

Besonders Social Media ist ein großer Ablenkungsfaktor. Hier vergeht die Zeit wie im Flug. Einmal kurz die Startseite von Facebook runterscrollen, bei Instagram alle Stories abspielen und auf Snaps antworten – plötzlich ist eine halbe Stunde rum und wir wissen gar nicht, wo die Zeit geblieben ist.

Social Media Apps sind auch deshalb besonders gefährliche Ablenkungen, weil viele Menschen mittlerweile rund um die Uhr ihr Handy neben sich liegen lassen – selbst bei der Arbeit. Wenn wir dann eine Push-Nachricht auf unser Smartphone erhalten, muss man ja auch direkt drauf gucken. Besonders Snaps oder Instastories müssen sofort gecheckt werden, schließlich sind die Meldungen unserer Freundinnen und Freunde ja nur 24 Stunden verfügbar.

Es ist also ein Wettlauf gegen die Zeit. Wenn wir nicht sofort bei der Arbeit gucken, haben wir es bei Feierabend vielleicht wieder vergessen und morgen kann es bereits zu spät sein. Verpassen wollen wir schließlich nichts, oder? Wenn dir bewusst ist, dass dein Handy bereits deine größte Ablenkung ist und du es auf gewissen Gründen nicht ausstellen kannst, dann nutze es doch auch mal für Gegenmaßnahmen.

Produktivitätsapps im Überblick

Das Internet oder der App-Store halten das ein oder andere Tool zur Stärkung deines Fokus und zur Steigerung deiner Produktivität bereit. Wir stellen dir in diesem Artikel neun Produktivitätsapps vor, mit denen du garantiert effektiver arbeiten kannst.

Asana

Asana ist deine Produktivitäts-Zentrale im Browser. Das Tool eignet sich sowohl für Einzelpersonen als auch für komplette Teams im Büro. Mit wenigen Mausklicks passt du Asana an deine Bedürfnisse an, so dass du in wenigen Minuten dein Projekt- und Aufgaben-Dashboard aufgesetzt hast.

Im Handumdrehen erstellst du deine unterschiedlichen Projekte und fügst die Aufgaben dort ein. Jetzt musst du nur noch die verantwortliche Person und das Fälligkeitsdatum eintragen. Fertig! Deine To-dos kannst du jetzt nach unterschiedlichen Abschnitten gliedern, um die Projekte übersichtlicher zu gestalten. Die einzelnen Projekte lassen sich mit relevanten Informationen bestücken, die Aufgaben zuweisen und mit Kommentaren oder Fragen versehen.

Alle Aufgaben findest du jetzt in deiner Aufgabenliste – nach Fälligkeitsdatum sortiert und mit einem Projekt-Tag versehen. Ähnlich wie in Trello auch kannst du zusätzlich verschiedene Kanban-Boards erstellen und verschiedene Aufgabenschritte sowie Karten erstellen. Eine Kalenderübersicht gibt es ebenfalls.

Und das Beste: Alle grundlegenden Funktionen lassen sich mit einem kostenlosen Account nutzen. Erst ab 15 Teammitgliedern und wenn du weitere Funktionen wie eine Zeitleiste möchtest, musst du für die Nutzung bezahlen. Das ist aber eher für größere Unternehmen interessant.

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Boomerang

Verbringst du auch immer viel zu viel Zeit am Tag mit dem Beantworten oder Sortieren von E-Mails? Reißen dich ankommende E-Mails ständig aus dem Flow? Studien belegen, dass du 20 Minuten benötigst, um nach einer E-Mail-Benachrichtigung wieder effektiv zu arbeiten.  Dann ist Boomerang die perfekte Produktivitäts-App. Sie sorgt dafür, dass alle E-Mails gebündelt zu einem Zeitpunkt deiner Wahl ankommen. Die Wichtigsten kannst du dann beantworten und andere praktischerweise auf Wiedervorlage legen.

Boomerang gibt es als Browser-Variante für Outlook und Gmail und als App. Hier sind nur die grundlegensten Funktionen kostenlos. Du kannst die Inbox eine Zeit lang pausieren, zehn Mails im Monat auf Wiedervorlage schieben und alle eingehenden E-Mails gebündelt auf einen Termin verschieben. Wenn du im Urlaub bist, kannst den Eingang aller aufgelaufenen E-Mails auf den Tag deiner Rückkehr legen. So kannst du entspannt den Urlaub genießen. Für die komplette Variante zahlst du im Monat ein paar Euro.

Laut eigener Aussage hat Boomerang seit 2017 8,3 Millionen E-Mail-Störungen verhindert und zu über 152.000 Stunden fokussierter Arbeit geführt. Nach monatelanger Testphase kann ich sagen, dass es sehr gut funktioniert – auch in der kostenlosen Variante.

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Brain.fm

Während ich diese Zeilen schreibe, höre ich über meine Kopfhörer Musik von brain.fm. Aber nicht irgendwelche Musik, sondern stimulierende Klänge für das Gehirn, um sich auf seine Arbeit zu fokussieren, zu meditieren oder zu schlafen. Mit Hilfe von Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern hat das Team Hunderte Musikstücke für unterschiedliche Anwendungszwecke erstellt.

Vor allem der „Focus“-Part ist für dich wichtig. Du stellst einfach eine Länge zwischen 30 und 120 Minuten ein und fängst an zu arbeiten. Nach spätestens 15 Minuten merkst du, dass du hochkonzentriert an deiner Aufgabe arbeitest – ohne dich von Ideen, anderen To-dos oder unpassenden Gedanken bremsen zu lassen.  Du befindest dich ab einem gewissen Punkt im Flow und kannst arbeiten ohne dich ablenken zu lassen.

brain.fm ist leider verhältnismäßig teuer. Wenn du konzentrationsfördernde Musik hören möchtest ohne so viel Geld auszugeben, kannst du auch spezielle Spotify-Playlists hören, die ebenfalls darauf abzielen. Fakt ist: Bei mir hat es nach einer kurzen Eingewöhnungsphase sehr gut funktioniert. Wenn du dich auf die Musik einlässt, kannst du effektiv ganze Arbeitsstapel wegarbeiten.

Hier geht es zu Brain.fm

Bei Brain.fm kannst du aussuchen, welche Art der Musik du gerade benötigst.

Evernote

Evernote ist ein sehr umfangreiches Online-Tool, mit dem du Notizen, Ideen oder Dokumente sammeln und ordnen kannst. Auch Check- und To-Do-Listen kannst du damit erstellen. So kannst du dich mit nur einer App auf die wichtigen Dinge konzentrieren.

Die Grundfunktionen sind kostenlos, aber wenn du darüber hinaus  mehr Speicherplatz, Zugriff von allen Geräte und weitere Features haben möchtest, musst du monatliche Gebühren zahlen. Neuerdings gibt es auch die Möglichkeit, mit Teams zusammenzuarbeiten und Evernote auf Unternehmensebene zu nutzen.

Insgesamt nutzen weltweit über 225 Millionen Menschen die Produkte von Evernote. Das Tool ist eine Chance für dich, deine Produktivität zu stärken, aber es ist kein Versprechen. Jeder Mensch ist anders, jeder arbeitet anders. Probiere es doch mal aus und schau, ob es etwas für dich ist.

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Evernote - Mein Life-Management-Tool: Wie ich mit Evernote mein Leben organisiere!
  • Thomas Mangold
  • Herausgeber: CreateSpace Independent Publishing Platform
  • Auflage Nr. 1 (08.09.2013)
  • Taschenbuch: 92 Seiten

Lastpass

Bei Lastpass handelt es sich nicht um eine Produktivitäts-App im eigentlichen Sinne, denn es ist ein Passwortmanager. Aber ein sehr praktischer, denn mit der steigenden Anzahl an Accounts im Internet besteht oft die Gefahr, dass sie irgendwann gehackt werden. Vor allem, wenn man immer das gleiche Passwort verwendet.

Lastpass generiert für dich sichere und lange Passwörter, die du dann im Browser-Plugin oder der App gespeichert hast. Mit Hilfe des Authenticators auf deinem Smartphone verhinderst du, dass sich fremde Leute in deinen Account einloggen können. Auf jeder gespeicherten Seite werden automatisch die Login-Daten vorausgefüllt. Das ist nicht nur außerordentlich effektiv, sondern auch sehr praktisch und viel sicherer als überall mit dem gleichen unsicheren Passwort registriert zu sein.

Mit der Notfallhilfe kannst du auch vorher festgelegten Personen in Not- oder Krisensituationen Zugriff auf dein Lastpass-Konto geben. Das Tool ist in der Standardfunktion (die völlig ausreicht) kostenlos. Ein Sicherheitstest zeigt dir, wie sicher alle deine Passwörter sind und du kannst alle E-Mail-Adressen, die mit dem Konto assoziiert sind, überprüfen lassen. Wenn Passwörter kompromittiert wurden, kannst du sie einfach ändern.

Lastpass kostenlos testen

Pomodoro Timer

In den achtziger Jahren entwickelte der Italiener Francesco Cirillo das Pomodoro-Prinzip, dessen Grundidee auf der geistigen Beweglichkeit beruht. Der Kern: häufige Pausen erhöhen die Produktivität. Er setzte auf 30 Minuten-Einheiten, bei denen 25 Minuten konzentriert gearbeitet und fünf Minuten Pause gemacht wird. Mittlerweile lassen sich die Einheiten auch verlängern und an die allgemeinen Bedürfnisse anpassen.

Hier kommt der Pomodoro Timer zum Einsatz. Diesen gibt es entweder als Browser App oder auch als Programm für den Computer. Du legst deine Zeiteinheiten fest, lässt den Timer runterlaufen und machst nach der Konzentrationsphase eine kurze Pause. Zusätzlich kannst du noch festlegen, wie viele Zeiteinheiten du am Tag absolvieren möchtest.

Mit dem Tomato Timer hast du alles im Griff.

Während der Pomodoro-Phasen kümmerst du dich immer nur um eine Aufgabe, an der du konzentriert arbeitest. So arbeitest du viel effektiver, denn in kleinen Zeiteinheiten mit vielen Pausen zu arbeiten, kann viel bewirken, wenn du dich erstmal an das Schema gewöhnt hast.

Die Apps oder kleinen Programme sind entweder kostenlos oder zu einem kleinen Preis zu bekommen.

Tomato Timer testen

Rescue Time

Fragst du dich auch täglich, wo nur die ganze Zeit geblieben ist und warum du wieder nicht das geschafft hast, was du dir vorgenommen hast? Dann solltest du deine Arbeitszeit mal genauer unter die Lupe nehmen und analysieren, welche Programme oder Webseiten deine Zeit verschlingen. Mit dem Programm Rescue Time ist das kein Problem.

Rescue Time analysiert dein Verhalten am Computer und wertet die Daten anschaulich aus. So erhältst du eine genaue Minuten- und Stundenanzahl, welche Programme du wie lang genutzt hast und ob es Arbeit oder Privatvergnügen war.  Zeitfresser werden sofort sichtbar und es liegt nun an dir das zu ändern.

Die Auswertung erhältst du einmal in der Woche per E-Mail. Dort wertet Rescue Time auch deine Produktivität aus. Zusätzlich kannst du auch noch Ziele festlegen, die du in der Woche erfüllen kannst.

Mehr Produktivität geht nicht: Mit einem Produktivitätsscore von 78 wurde die Arbeitszeit gut ausgenutzt.

Die erfassten Daten beinhalten neben dem Programmnamen und der URL auch die Usernames und die Bezeichnung des Computers. Laut der Privacy Policy versichert das amerikanische Unternehmen ausdrücklich, keine Tastendrucke, Screenshots, Formulareinträge oder dergleichen zu übertragen bzw. die Daten weiterzugeben.

Wie sicher das ist, weiß leider keiner. Daher solltest du dem Programm ein gewisses Vertrauen entgegenbringen. Du kannst den Zugriff aber auch einschränken und nur die Wochentage oder feste Arbeitszeiten festlegen, die getrackt werden sollen.

Die Lite-Version ist kostenlos, während die Premiumvariante ab 6 Dollar im Monat kostet. Als praktisches Auswertungstool eignet sich Rescue Time in jedem Fall. Das Tool gibt es auch als App für Android-Smartphones. Am Ende der Woche siehst du auf einem Blick, wie produktiv du warst und wo du ansetzen kannst, um effektiver zu werden.

Rescue Time testen

Trello

Trello gehört mittlerweile zu den beliebtesten Tools, wenn es um teambasiertes Projektmanagement geht. Nach dem Vorbild des sogenannten Kanban-Systems kannst du Boards erstellen, die du mit Checklisten, Terminen, Anhängen oder Kommentaren versehen kannst. So kannst eigene Projekte, aber auch größere Team-Projekte einfach umsetzen.

Mit Trello hast du auch Redaktionspläne im Griff – wie unseren Plan vom oncampus Blog.

Im Grunde genommen ist Trello die kleinere Version von Asana – mit etwas eingeschränkter Funktionsvielfalt. Das Tool gibt es in einer Desktop- und einer App-Variante und ist in den Grundfunktionen kostenlos. Diese reichen völlig aus, um ein effektives Projektmanagement aufzusetzen.

Trello testen

Konzentriert arbeiten: Regeln für eine Welt voller Ablenkungen
  • Cal Newport
  • Herausgeber: Redline Verlag
  • Taschenbuch: 272 Seiten

Todoist

Auf der Suche nach einem einfachen Tool zur Erledigung deiner Aufgaben wirst du von diversen Angeboten überhäuft. Da fällt es schwer die Rosinen herauzupicken. Ein einfaches Programm mit To-Do-Listen und vielen weiteren Funktionen ist Todoist. Das gibt es in einer Browser- und einer App-Variante. Hier reicht die kostenlose Variante völlig aus.

Bei Todoist trägst du einfach deine Aufgaben ein, setzt dein Fälligkeitsdatum und priorisierst bestimmte Tasks. Über die unterschiedlichen Devices bleibst du zuhause, am Arbeitsplatz oder unterwegs immer auf dem aktuellsten Stand, welche Aufgaben du heute noch erledigen musst.

Schaffst du sie nicht, kannst du sie mit einem Klick auf morgen, nächste Woche oder einen komplett anderen Termin verschieben. Ein Produktivitäts-Score zeigt dir an wie produktiv du am Tag, in der Woche oder im Monat warst. Todoist ist das perfekte Einstiegs-Tool, um deine Effektivität nachhaltig zu steigern.

Todoist testen

Einfach gehaltene To-Do-Listen sind die Stärke von Todoist.

Fazit zu den Produktivitäts-Apps

Mit den neun Apps haben wir dir jetzt eine breite Palette an unterschiedlichen Möglichkeiten gezeigt, wie du deine Effektivität steigern kannst. Du musst sie nur noch regelmäßig einsetzen, um die Vorteile der Apps zu nutzen. Das ist mit Abstand die größte Hürde, weil viele Leute sie ein paar Wochen nutzen und es dann vergessen. Halte durch, denn erst bei regelmäßiger Nutzung wirst du den Mehrwert erkennen und durch produktiveres Arbeiten belohnt werden!

Weitere Möglichkeiten zur Steigerung deiner Produktivität

Natürlich musst du nicht mit Apps arbeiten, um deine Produktivität zu steigern. Es gibt auch zahlreiche analoge Mittel, um effektiver zu werden und sich nicht ablenken zu lassen. Oder du arbeitest an deinen Kompetenzen des Selbst- und Zeitmanagements.

Produktivitäts appsWenn du dein Zeitmanagement auf ein neues Level bringen möchtest, empfehlen wir dir unseren Selbstlernkurs zum Zeitmanagement. Hier lernst du zunächst, dein Zeitmanagement zu analysieren und diese Ergebniss mit deinen Zielen abzugleichen.

Zudem arbeitest du an eine effektiven Priorisierung deiner Ziele, an der Planung, Umsetzung und Kontrolle deiner Produktivität und an der Steigerung deiner Arbeitsqualität. Schau am besten direkt rein und stärke deine Selbstmanagement-Kompetenzen.

DSGVO-Kurs

 

 

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