Trello Boards: Deine To-Do’s immer im Blick

Trello Board

Trello ist ein simples und doch effektives Tool, mit dem du deine To Do’s und Projekte übersichtlich verwalten kannst. Ein Trello Board bietet mit seinen Listen und Karten viele Organisationsmöglichkeiten und kann in allen Lebensbereichen eingesetzt werden: ob privat, beruflich oder im Team, mit Trello verlierst du nie den Überblick! In diesem Artikel stellen wir dir das raffinierte Tool vor und zeigen dir, was es kann, aber auch, wo seine Grenzen liegen.

Überblick

Apps, um deine Produktivität zu pimpen und dich besser zu organisieren, gibt es wie Sand am Meer. Aus diesem Angebot das richtige für deine Bedürfnisse zu finden, ist gar nicht so leicht. Deswegen haben wir dir in unserem Blogartikel über Produktivitäts-Apps schon mal ein paar Tools vorgestellt, die wir ziemlich hilfreich finden.

Eines davon ist das Tool Trello. Auf den ersten Blick wirkt Trello relativ simpel, doch beschäftigt man sich mal genauer damit, erweist es sich also echtes Allround-Talent zur Organisation und Planung und bringt viele praktische Funktionen mit sich. Deswegen möchten wir dir in diesem Blogartikel Trello und die Idee dahinter genauer vorstellen.

Was ist eigentlich Trello und wie verwende ich es?

Offiziell wurde Trello im September 2011 als web-basierte Projektmanagementsoftware veröffentlicht und hat heute bereits mehr als 25 Millionen Nutzerinnen und Nutzer. Es funktioniert nach dem sogenannten Kanban Prinzip – einer Methode der Produktionssteuerung, die in Japan von Toyota entwickelt wurde. Später wurde sie vor allem auch im Software-Bereich angewendet, heute erfreut sie sich in den verschiedensten Unternehmensbereichen großer Beliebtheit. „Kanban“ bedeutet übersetzt soviel wie Schild oder visuelles Signal und gibt so bereits einen Hinweis auf die Funktionsweise: Die Methode arbeitet mit Karten, auf denen die wichtigsten Informationen vermerkt sind und die im großen Ganzen einen Workflow darstellen.

Das Trello Board

Angelehnt an das eben beschriebene Prinzip, gibt es bei Trello drei „Hauptbestandteile“. Boards, Listen und Karten. Ein Board besteht dabei aus beliebig vielen Listen, die wiederum mit Karten gefüllt sind.

Ein klassisches Board nach der Kanban-Methode besteht aus drei Listen: To Do’s, in Durchführung und Abgeschlossen. Doch natürlich kannst du die Möglichkeiten von Trello ganz individuell an deine Bedürfnisse anpassen.

Um dir mal in der Praxis zu zeigen, wie so ein Trello-Board aussehen kann, zeigen wir dir hier einmal unser Board zum Thema „oncampus Blog“. Den Entstehungsprozess eines Blogartikels kann man anhand der verschiedenen Listen von der Idee bis hin zur Veröffentlichung nachvollziehen. Den einzelnen Listenpunkten sind wiederum Karten zugeordnet – in unserem Fall steht jede Karte steht für einen eigenen Blogartikel.

Trello Board: Beispiel

Klickst du auf eine Karte, bieten sich viele weitere Möglichkeiten. So kannst du zum Beispiel Kommentare hinzufügen, Dateianhänge hochladen und eine Checkliste erstellen. Zudem kannst du den einzelnen Karten farbliche Labels zuordnen und ein Fälligkeitsdatum eingeben, so dass du immer wichtige Deadlines im Blick hast.

Trello eignet sich auch hervorragend für die Arbeit in Teams. So können mehrere Teammitglieder auf ein Board zugreifen und sich gegenseitig Aufgaben zuweisen oder in den Kommentaren Fragen stellen. Praktisch ist auch die Auflistung mit allen bisherigen Aktivitäten, so dass jedes Teammitglied jederzeit nachvollziehen kann, welche Schritte bereits in der Vergangenheit abgeschlossen wurden.

Ein Beispiel für eine Karte in einem Trello Board

Wie funktioniert Trello?

Das waren auch schon die wichtigsten Elemente von Trello, die du kennen musst. Das Konzept dieses Produktivitäts-Tools ist relativ simpel und doch effektiv, wenn es richtig eingesetzt wird. Wie du Trello Boards für deine Zwecke nutzen kannst, hängt ganz nach deinen Bedürfnissen und Vorlieben ab. Überlege dir vor dem Start am besten, wie du deinen Workflow am effektivsten mit Hilfe von Boards, Listen und Karten darstellen kannst und mache dich dann an die Umsetzung.

Mit der Zeit wirst du merken, ob der Aufbau des Boards so für dich geeignet ist und wo noch ein Feinschliff notwendig ist. Das Gute: Du kannst jederzeit einfach Änderungen vornehmen und Trello damit genau auf deine Bedürfnisse und die deines Teams anpassen.

Was sind die Vorteile von Trello?

Wenn du ein leicht verständliches Tool suchst, in das du dich schnell und unkompliziert einarbeiten kannst, dann ist Trello genau das richtige für dich. Das erstellen von Listen, Boards und Kacheln ist wirklich sehr simpel. Du brauchst nur wenig Einarbeitungszeit und kannst direkt loslegen.

Ein weiterer Vorteil: Du kannst Trello sowohl auf dem Desktop, im Browser oder auch als App nutzen. Alle synchronisieren sich regelmäßig, so dass du immer auf dem neusten Stand bist, egal von welchem Gerät aus du Trello nutzt. In deinen Benachrichtigungen oben rechts wirst du immer informiert, wenn es etwas Neues gibt und verpasst so nie wichtige Entwicklungen.

Auch die Zusammenarbeit in kleineren Teams ist mit Trello ganz einfach. Lade einfach andere Teammitglieder ein, und schon haben sie die Berechtigung, das Board zu verwalten. Markierst du jemanden, bekommt er oder sie automatisch eine Benachrichtigung, dass Input gefragt ist.

Was sind die Nachteile von Trello?

Was die einen an Trello schätzen, ist für andere vielleicht ein Nachteil: Seine Einfachheit. Zwar lassen sich trotz des simplen Aufbaus eines Trello-Boards viele Fälle abbilden. Für sehr komplexe Aufgaben oder die Arbeit in großen Teams ist Trello aber nur bedingt geeignet, da irgendwann die Übersicht verloren geht.

Auch zur Echtzeit-Kommunikation ist Trello trotz der Kommentarfunktion nicht geeignet. Für schnelles Hin- und Herschreiben von Nachrichten empfehlen sich andere Tools wie Skype oder Slack.

Was kostet Trello?

Das beste: die Nutzung von Trello ist erst einmal kostenlos – die Anzahl der Boards und Nutzenden ist nicht begrenzt. In der Regel ist diese Version für die meisten Nutzerinnen und Nutzer ausreichend. Auch der Download der App für Apple und Android kostet nichts.

Willst du das Produktivitäts-Tool noch ausführlicher nutzen, dann kannst du das mit der kostenpflichtigen Variante Trello Gold. Wählst du diese Option für etwa 40€ im Jahr, kannst du zusätzlich zwischen mehr Hintergründen wählen, Sticker hinzufügen und Anlagen hochladen, die größer als 250 MB sind. Für große Unternehmen bietet Trello auch noch Trello Business Class, in welches du noch verschiedene Tools integrieren kannst.

Trello: Das richtige Tool für dich?

Jetzt kennst du das Prinzip und die verschiedenen Möglichkeiten von Trello. Viele Nutzerinnen und Nutzer lieben das Tool, weil es so leicht zu bedienen ist und trotzdem Projekte übersichtlich abbilden kann. Ob Trello etwas für dich ist, findest du am besten heraus, indem du es einfach mal ausprobierst. Erst dann wirst du merken, ob das Tool für deine Ansprüche und Projekte geeignet ist.

Wir wünschen dir viel Spaß beim Ausprobieren!


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