10 Zeitmanagement-Tipps und Methoden, mit denen du produktiver wirst

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Kennst du das auch: Du hast eine lange Aufgabenliste für den Tag erstellt und am Ende des Tages nur einen Bruchteil geschafft, weil die Zeit gefehlt hat? Immer wieder kam etwas dazwischen oder du hast dich vielleicht sogar von etwas unwichtigem ablenken lassen. Hier mal schnell die neusten Instagram-Posts checken, eine Whatsapp-Nachricht beantworten und dann ploppt auch noch eine neue E-Mail auf – Ablenkungen gibt es wie Sand am Meer. Um dich auf das Wesentliche zu fokussieren und dich nicht ablenken zu lassen, ist das richtige Zeitmanagement von großer Bedeutung. Deswegen geben wir dir hier zehn Zeitmanagement Tipps und Methoden mit auf den Weg, mit denen du in Zukunft produktiver wirst. So bleibt garantiert nichts wichtiges mehr liegen und du hast mehr Zeit, die schönen Dinge des Lebens zu genießen!

Bessere Work-Life-Balance dank Zeitmanagement

Das Thema Zeitmanagement ist gerade mehr denn je gefragt. Kein Wunder, denn die Ablenkungen im privaten und Arbeitsalltag werden durch die Digitalisierung immer mehr. Hier mal auf neue E-Mails antworten, dort schnell die neuesten Tweets und Posts lesen und ein Like hinterlassen, nachmittags steht noch ein Meeting mit der Chefin an und schließlich tauscht du dich noch mit den Kolleginnen und Kollegen über das vergangene Wochenende aus. Wir kennen es alle aus eigener Erfahrung: Ein Tag kann schnell vergehen, ohne dass du deine To-Do-Liste auch nur ansatzweise abgearbeitet hast. Im Gegenteil – meist kommen immer noch mehr Aufgaben dazu. Das ist frustrierend und sorgt langfristig dazu, dass du demotiviert bist. Und am Ende des Tages leidet die Qualität deiner Arbeit darunter. Ein Teufelskreis, aus dem du nur schwer wieder herauskommen kannst.

Bei immer mehr Menschen verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben. Durch Smartphone und Co. ist man ständig erreichbar und auch nach der offiziellen Arbeitszeit ploppen hier und da Arbeitsthemen auf. Wer da nicht lernt, sich gut zu organisieren und mit der vorhandenen Zeit zu haushalten, wird schnell in eine Spirale gezogen, aus der man nicht mehr so leicht herausfindet. Stimmt die Balance nicht, hat man bald keine Zeit mehr für Erholung oder Hobbys und einfach viel weniger Freiräume im Alltag.

Und da sich das natürlich niemand von uns wünscht, ist die systematische Planung deines Tages, deiner Woche oder auch des ganzen Monats etwas, womit du dich etwas mehr beschäftigen solltest. Die zentralen Fragen lauten: Wie lässt sich der Arbeitstag so strukturieren, dass ich pünktlich Feierabend machen kann und auch meine Partnerin oder mein Partner noch etwas von mir hat? Welche Aufgaben haben Priorität? Und wo kann ich am besten ansetzen, um mehr Zeit und weniger Stress zu haben?

Ziel des Zeitmanagements ist es, die wichtigen Dinge zuerst zu erledigen und die nicht so wichtigen Themen etwas nach hinten zu schieben. Mit dem richtigen Selbstmanagement können Menschen die richtigen Antworten finden und lernen, wie sie sich die Zeit in ihrem Leben besser einteilen. Auch für den Lebenslauf in der Bewerbung ist Zeitmanagement eine wichtige Fähigkeit, auf die Personalerinnen und Personaler großen Wert legen.

Zeitmanagement Tipps und Methoden: So nutzt du deine Zeit effektiv!

Wenn du jetzt die Zeitmanagement-Zauberformel erwartest, müssen wir dich leider enttäuschen. Richtiges Zeitmanagement lernt man nicht von heute auf morgen. Zunächst gilt es erst einmal die richtigen Strategien zu finden, die für dich persönlich am besten funktionieren. Ein Geheimrezept gibt es nicht. Hier hilft es nur, verschiedene Zeitmanagement Tipps und Methoden auszuprobieren und den richtigen Weg für dich zu finden.

Als kleine Inspiration stellen wir dir im Folgenden vier Zeitmanagement Tipps und sechs Zeitmanagement Methoden vor, mit denen du deine Zeit und Termine zukünftig besser strukturieren kannst. Du wirst sehen: Hast du erst einmal die richtige Strategie für dich entwickelt, wird dein Arbeits- und Privatleben entspannter und weniger hektisch! So fühlst du dich auch allgemein besser und hast mehr Energie.

Zeitmanagement Tipp 1: Setze die richtigen Prioritäten

Fällt es dir manchmal schwer die richtigen Prioritäten zu setzen? Keine Angst, mit dieser Herausforderung bist du nicht allein. Trotzdem tun nur die Wenigsten etwas dagegen. Bei der Priorisierung deiner Aufgaben musst du dir immer vor Augen führen, welche Aufgaben am dringendsten erledigt werden müssen. Gibt es vielleicht eine Deadline? Welche Aufgaben bringt einen großen Umsatz? Wartet jemand dringend auf meine Rückmeldung? Nehme dir diese wichtigen Aufgaben zuerst vor. Alle anderen Punkte auf deiner To-Do-Liste sollten hintenanstehen.

Du wirst sehen, sind die dringenden Aufgaben erst einmal abgearbeitet, stehst du weniger unter Druck und kannst dich den anderen To Do’s entspannter widmen.

Zeitmanagement Tipp 2: Teile große Aufgaben in mehrere kleine

Wir können wohl alle ein Lied davon singen: Es steht ein großes und wichtiges Projekt an und anstatt uns direkt dranzusetzen, holen wir uns erst einmal einen Kaffee, plaudern mit der Kollegin oder suchen uns andere Aufgaben. Diese Kurzschlussreaktion ist etwas ganz natürliches, denn große Aufgaben machen uns häufig Angst. Manchmal sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht und weiß nicht, wo man am besten Anfangen soll. So ist man demotiviert, bevor man überhaupt angefangen hat.

Leichter machst du es dir, wenn du nicht gleich alles auf einmal beginnen möchtest. Überlege dir, wie du den großen Berg Arbeit in einzelne, kleine Schritte aufteilen kannst und arbeite diese dann nach und nach ab. Mache dir bewusst, dass jeder noch so kleine Schritt dich näher ans Ziel bringt. Du wirst sehen: ehe du dich versiehst, bist du schon mitten im Projekt und das ganze Vorhaben wirkt gar nicht mehr so unmöglich.

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  • Lothar Seiwert
  • Herausgeber: Goldmann Verlag
  • Auflage Nr. 1 (08.06.2009)
  • Taschenbuch: 288 Seiten

Zeitmanagement Tipp 3: Gib‘ den Zeitdieben keine Chance

Wer kennt es nicht: Konzentriert sitzt du an deinem Computer und erledigst eine wichtige Aufgabe. Über Skype unterhält sich dein Team im Gruppenchat, alle paar Minuten stürmt eine Kollegin oder ein Kollege mit Neuigkeiten herein, das Telefon klingelt und Outlook zeigt ständig einkommende E-Mails an. Jedes Mal wirst du bei deiner Arbeit unterbrochen und brauchst dann eine Weile, um dich wieder auf deine Arbeit zu fokussieren. Jede Unterbrechung kostet wertvolle Konzentration und führt am Ende des Tages dazu, dass du nur einen Bruchteil der Aufgaben schaffst.

Deshalb ist es wichtig, dass du unnötige Unterbrechungen so gut es geht vermeidest und den Zeitdieben von vornherein keine Chance lässt. Auch wenn es sich vielleicht erst einmal komisch anfühlt: Hier solltest du standhaft sein. Hänge ein „Nicht-Stören“-Schild an deine Bürotür, richte eine Rufumleitung ein und schalte Skype oder Outlook einfach mal aus. Sollte jemand aus deinem Team vorbeikommen, sage ihnen freundlich, dass es später besser passt. Im Großraumbüro helfen Noise Cancelling Kopfhörer, um sich auf die Aufgaben besser zu konzentrieren. Sie blenden Umgebungsgeräusche aus.

Hilfreich ist es auch, wenn du weißt, zu welcher Zeit des Tages zu persönlich am leistungsfähigsten bist. Nutze diese Leistungshochs für die wichtigen Sachen und lege andere Dinge wie das Beantworten von E-Mails oder Organisatorisches lieber in deine nicht so produktiven Zeiträume.

Zeitmanagement Tipp 4: Gönne Dir Pausen

Auch, wenn du manchmal am liebsten einfach durchpowern möchtest: Pausen sind wichtig. Verzichtest du darauf, bist du unkonzentriert und es passieren Fehler. Mache also regelmäßig einen kurze Pause, koche dir einen Tee, esse eine Kleinigkeit oder laufe eine Runde um den Block. Du wirst sehen: Danach kannst du wieder viel konzentrierter arbeiten und kommst vielleicht auch neue Ideen.

Beschäftige dich am besten mit verschiedenen Zeitmanagement-Methoden und versuche herauszufinden, welche für dich am besten geeignet ist, um gut Pausen in deinen Alltag zu integrieren und Kraft für weitere Aufgaben zu sammeln.

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Alles über Zeitmanagement Tipps und Methoden

Mit diesen Tipps hast du schon einmal den richtigen Schritt in Richtung eines funktionierendes Zeitmanagements gemacht. Jetzt zeigen wir dir noch ein paar Zeitmanagement Methoden, mit denen du diese Tipps und Tricks in deinen Alltag integrieren und für eine sinnvolle Struktur sorgen kannst.

Wie gesagt: Nicht jede Methode ist für jede oder jeden gleich gut geeignet. Probiere die verschiedenen Methoden einfach aus und du wirst nach und nach herausfinden, welche besonders gut zu dir und deinem Leben passt.

Zeitmanagement Methode 1: Die Not-To-Do-Liste

Zugegeben, das Wort klingt erst einmal kontraproduktiv. Tatsächlich ist eine Not-To-Do-Liste aber sehr effektiv für dein Zeitmanagement. Wie das funktioniert? Ganz einfach: du schreibst alle Aufgaben, die dich von der Arbeit abhalten, auf eine Liste und beginnst diese dann einfach nicht. Es kann das Lesen privater Mails sein oder das Surfen auf Facebook. Du weißt am besten, wovon du dich immer wieder gerne ablenken lässt, also sei ehrlich zu dir selbst.

Du wirst sehen – wenn du mit deiner Not-To-Do-Liste arbeitest und sie immer wieder vor Augen hast, verabschieden sich die Zeitdiebe quasi automatisch von dir. Probiere es doch mal aus!

Kernaussage: Halte alles, was dich von der Arbeit abhält, an diesem Tag von dir fern.

Zeitmanagement Methode 2: Kanban-Tafel

Die Kanban-Methode stammt aus Japan und wurde ursprünglich entwickelt, um in großen Unternehmen die Produktionsprozesse zu beschleunigen. Häufig wird für diese Methode ein Whiteboard oder eine Pinnwand genommen und dieses in drei Spalten eingeteilt: zu erledigen, in Arbeit und erledigt.

Alle Aufgaben werden dann auf einzelne Post-it-Zettel geschrieben und diese dann wiederum in die Spalte „zu erledigen“ eingeordnet. Wenn du mit einer Aufgabe angefangen hast, verschiebst du den Zettel in die Spalte „in Arbeit“. So sieht jeder, an welcher Aufgabe du gerade arbeitest. Diese Methode lässt sich auch noch weiter verfeinern und mit Foto-Buttons der Teammitglieder versehen.

Wer es lieber digital mag, der sollte sich Apps wie beispielsweise Trello mal genauer anschauen. Dort kannst du mit verschiedenen Boards arbeiten und so die Kanban-Methode auch mit weit verstreuten Teams umsetzen.

Kernaussage: Kanban ist eine gute Visualisierungs-Methode, um Prozesse übersichtlicher zu gestalten und zu beschleunigen.

Zeitmanagement Methode 3: Pomodoro-Technik

In den achtziger Jahren entwickelte der Italiener Francesco Cirillo das Pomodoro-Prinzip, dessen Grundidee auf der geistigen Beweglichkeit beruht. Der Kerngedanke der Pomodoro-Technik: häufige Pausen erhöhen die Produktivität. Er setzte auf 30 Minuten-Einheiten, bei denen 25 Minuten konzentriert gearbeitet und fünf Minuten Pause gemacht wird. Nach Bedarf lassen sich die Einheiten auch verlängern und an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Probiere einfach mal aus, mit welchen Zeiteinheiten die Pomodoro-Technik für dich am besten funktioniert! Nach einer Weile wirst du feststellen, wie positiv regelmäßige Pausen sich auf deine Produktivität auswirken.

Mittlerweile gibt es auch mehrere Apps, mit denen du die Pomodoro-Technik leicht umsetzen kannst. Natürlich tut es auch eine gewöhnliche Eieruhr oder die Timer-Funktion auf deinem Smartphone. Wähle hier einfach die Methode, die für dich am praktischsten ist.

Kernaussage: In kleinen Zeiteinheiten mit vielen Pausen zu arbeiten, kann viel bewirken, wenn du dich an das Schema gewöhnt hast.

Zeitmanagement Methode 4: ALPEN-Methode

Nein, wir reden bei dieser Methode nicht vom bekannten Hochgebirge. Vielmehr wurde diese sehr effektive Zeitmanagement Methode von Lothar Seiwert entwickelt. Und so funktioniert die ALPEN-Methode: Du schreibst am Vortag deine Aufgaben, Termine und Aktivitäten (A) auf und versuchst die ungefähre Länge einzuschätzen (L). Anschließend baust du Puffer ein, um flexibel auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren zu können (P). Das Verhältnis zwischen A und P liegt bei 60 % zu 40 %.

Am Ende des Arbeitstages ziehst du dann eine Bilanz, wie alles geklappt hat (N). Der Effekt dieser Methode ist super: Nach und nach kannst du die benötigte Zeit für eine bestimmte Aufgabe immer besser einschätzen und dann die Abläufe verfeinern und besser auf dich abstimmen.

Kernaussage: Die ALPEN-Methode ist ein einfaches und überall umsetzbares Prinzip, das dir hilft, die benötigte Zeit besser einzuschätzen.

Zeitmanagement Methode 5: Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Methode gehört zu den beliebtesten und bekanntesten Methoden des Zeitmanagements. Sie ist einfach umsetzbar und doch sehr effektiv, um deine To Do’s zu priorisieren. Dafür erstellst du eine Matrix aus vier Feldern, die du jeweils mit unterschiedlichen Prioritäten und Termindruck versiehst. Ein Feld steht für „wichtig und dringend“, eins für „dringend, aber nicht wichtig“, das nächste für „wichtig, aber nicht dringend“ und das letzte für „weder wichtig noch dringend“.

Gerade bei letzterem solltest du dich fragen, ob es tatsächlich überhaupt nötig ist, diese Aufgaben zu erledigen. Persönlich solltest du die Aufgaben aus dem ersten Feld umsetzen, während du die anderen dringenden Aufgaben nach Möglichkeit delegieren solltest. Die wichtigen, aber nicht so dringenden kannst du dann terminieren und selbst umsetzen.

Kernaussage: Die Eisenhower-Methode ist ein einfaches Grundprinzip des Zeitmanagements, das sich schnell umsetzen lässt und dir einen hervorragenden Überblick über deine To Do’s bietet.

Zeitmanagement Methode 6: Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip gehört zu den bekanntesten Techniken für mehr Effizienz und Produktivität. Es besagt, dass du mit 20 Prozent Aufwand 80 Prozent der Ergebnisse erzielst. Bei diesem Zeitmanagement-Tool geht es um die richtige Priorisierung nach der Wichtigkeit der Aufgaben.

So hilft die Pareto-Regel beim Setzen von Prioritäten: Alles, was entscheidend für das Ergebnis oder den Umsatz ist, wird abgearbeitet. Alles, was nicht von zentraler Bedeutung ist, wird nicht weiter bearbeitet.

Hintergrund ist die Problematik, dass sich viele Menschen häufig in Details verlieren und sich mit Dingen beschäftigen, die nicht zum Erfolg führen. 80 Prozent sind häufig nur überflüssiger Aufwand. Die Ergebnisse lassen sich mit Sicherheit noch verfeinern, aber hier geht es dann nur noch um Perfektionismus.

Ein Beispiel: Du schreibst zehn Artikel mit denen du Abonnentinnen und Abonnenten für deinen Newsletter erreichen möchtest. Dabei stellst du fest, dass sich die Leute sich hauptsächlich über zwei Artikel anmelden. Die anderen Artikel waren also mehr oder weniger überflüssig. Beim nächsten Mal konzentrierst du dich nur auf die Art der Artikel, die am meisten bringen – und sparst dir am Ende eine Menge Arbeit.

Kernaussage: Du solltest dich vorher damit auseinandersetzen, welche Tasks am wichtigsten für das Gesamtergebnis sind. Dann kannst du dich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren und verlierst dich nicht in unnötigen Details.

Fazit Zeitmanagement Tipps und Methoden

Zeitmanagement ist ein wichtiges Softskill, das wir wirklich in jedem Bereich unseres Lebens anwenden können. Egal ob beruflich, im Studium oder privat: Die Fähigkeit, Aufgaben priorisieren und geordnet abarbeiten zu können, macht unser Leben nicht nur produktiver, sondern vor allem auch entspannter. So bleibt Zeit für die Dinge, die uns besonders wichtig sind. Das macht eine gute Work-Life-Balance aus und sorgt zusätzlich dafür, dass wir glücklicher sind.

In diesem Artikel haben wir dir nur ein paar Möglichkeiten vorgestellt, dein Zeitmanagement zu optimieren. Für den Anfang sollten diese auf jeden Fall ausreichen, um einen ersten Überblick über das komplexe Thema zu bekommen. Natürlich gibt es noch viel mehr Tipps und Tricks rund um die Themen Zeitmanagement und Produktivität.

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