Expect the Unexpected: Ein Interview mit Maren Spiller, Managerin Organisationsentwicklung bei der Lufthansa

Expect the Unexpected: Die Auswirkungen des Coronavirus stellt sowohl die Wirtschaft als auch unsere Arbeitswelt vor große Herausforderungen. Viele Unternehmen haben sich entschieden ihre Professionals, sofern möglich, von zu Hause aus arbeiten zu lassen. Sie mussten ihre Strukturen, Prozesse und Arbeitsabläufe innerhalb kürzester Zeit umstellen. Keine leichte Aufgabe! Face-to-Face-Meetings mussten auf schnellem Wege über Videokonferenzsysteme umgeswitcht, Homeoffice-Optionen zum Teil erst geschaffen und neue Kommunikationskanäle gefunden werden – ohne große Vorlaufzeit. Auch das Thema interne Kommunikation rückt durch die Coronakrise mehr in den Mittelpunkt, denn gerade in dieser Extremsituation ist es wichtig, alle Beschäftigten mit den wichtigsten News zu erreichen. Wie schaffen es Unternehmen, die weltweit vernetzt sind, alle mit ins Boot zu holen und wie hat sich deren Arbeitsorganisation verändert? Spannende Insights hierzu gibt uns Maren Spiller, Managerin Organisationsentwicklung bei der Deutsche Lufthansa AG.

Ein Interview mit Maren Spiller, Deutsche Lufthansa AG

Maren Spiller arbeitet für die Deutsche Lufthansa AG und ist im Bereich der Organisationsentwicklung für strategische Fragen und deren Umsetzung zuständig. Seit mehr als 13 Jahren ist Maren beim Unternehmen mit dem berühmten Kranich tätig und hat in dieser Zeit verschiedene Positionen durchlaufen.

Zeit, etwas hinter die Kulissen zu schauen. Wie hat sich die Arbeitsorganisation für Maren verändert? Wie wird bei einem großen Konzern wie Lufthansa intern kommuniziert, wie werden News verbreitet und welche Tipps hat sie, um die „leere Zeit“ optimal zu nutzen? Spannende Antworten auf diese Fragen gibt sie uns im nachfolgenden Interview. Wir wünschen dir ganz viel Spaß beim Lesen!

Aus dem Leben einer Organisationsentwicklerin bei der Lufthansa AG

Welche Rolle spielt Kommunikation im Unternehmen und wie wird es aktuell bei Lufthansa umgesetzt? Wie ist es im Vergleich zwischen der Corona-Krise und vorher?

Erst in dieser angespannten Situation macht sich bemerkbar, wie wichtig Kommunikation für das Unternehmen bzw. für die Professionals ist. Aus meiner Sicht hat Kommunikation durch die Krise einen sehr viel höheren Stellenwert bekommen. Vor der Krise lag der Fokus von Kommunikation auf der wirtschaftlichen Entwicklung, auf der Wettbewerbssituation und auf Erfolgsgeschichten. Im Krisenmodus geht Kommunikation an die Werte. Ich erlebe momentan Ehrlichkeit, Transparenz, Klarheit und auch Emotionen über alle Hierarchiestufen. Die Krise treibt die Kommunikation vor sich her, was sich in der Frequenz und Dynamik der Nachrichten zeigt. Kommunikation erfolgt bei uns im Unternehmen über unterschiedliche Kanäle.

Webcasts werden besonders intensiv durch unser Top Management genutzt. CEO, CCOs und Bereichsvorstände und -vorständinnen nutzen mit diesem Tool vor allem die Gelegenheit, mit den Professionals in den Austausch zu gehen. Ergänzend wird über das Intranet mit Trailern, Blogs und Interviews über die aktuelle Lage informiert. Darüber hinaus haben wir eine fachbezogene Kommunikation, was auch absolut wichtig ist. In unserer großen Firma hat jeder Bereich auch seine eigenen Bedürfnisse und spürt die Auswirkungen der Krise auch unterschiedlich. Im Bereich Vertrieb geht Kommunikation aus meiner Sicht sogar darüber hinaus und nimmt die Rolle des “Care Takers” ein. Neben fachspezifischen, kommerziellen Informationen gibt es auch bspw. Angebote zu Meditation, Lernangebote in Zeiten der Krise, “Open Ear-Angebote” usw.

Wie habt ihr die Zusammenarbeit in den Teams neu organisiert?

Wir arbeiten alle im Homeoffice. Das ist zwar nicht neu für uns, allerdings über eine so durchgehend lange Zeit schon ungewöhnlich. Wir telefonieren nun deutlich häufiger im Team und tauschen uns mehr über persönliche Dinge aus als vorher, um in Kontakt zu bleiben. Nun sind wir gerade im Übergang zu Kurzarbeit, was nochmal eine besondere Herausforderung für uns sein wird. MS Planner nutzen wir für diese Phase insbesondere, um unsere Aufgaben und Übergaben im Team zu organisieren.

Wie hat sich die Arbeit im Homeoffice durch die Corona-Krise bei euch verändert?

Homeoffice ist grundsätzlich keine Besonderheit in unserem Bereich. Die Voraussetzungen wurden vor einigen Jahren dafür geschaffen, das zahlt sich jetzt sicher aus. In der aktuellen Situation müssen wir unsere systemseitigen Regeln etwas adaptieren, da ja nun so viele Professionals wie nie remote arbeiten, und dies weltweit verteilt. Das heißt konkret, dass wir die Kameras in Calls ausschalten und unsere VPN-Zugänge so selten wie möglich nutzen, um das Netz nicht zu überfordern. Besonders die Webcasts vom Top Management sind mit der großen, globalen Community sicher eine Herausforderung. Dort sind bestimmt viele IT-Prozesse im Hintergrund in Bewegung, die sich bei mir als User nur in einem reibungslosen Ablauf zeigen.

Viele Teams arbeiten jetzt im Homeoffice und organsieren ihre Prozesse neu

Meine persönlichen Herausforderungen im Home Office sind, dass wir jetzt zu zweit zu Hause arbeiten und darüber hinaus Homeschooling und Kita-Programm bieten müssen. Es gab sicher schon effizientere Homeoffice-Tage, aber ich kann nur empfehlen, sich diesbezüglich locker zu machen. Es kommen auch wieder andere Zeiten, und der Fokus liegt nun einfach mal auf dem #stayhome #stayhealthy. Aus meiner Sicht hilft es auf jeden Fall, sich neue Routinen anzueignen und den Tag zu strukturieren. Ich habe beispielsweise ein Journal mit dem Namen „Ein guter Plan“. Neben dem Aufschreiben der täglichen Aufgaben kann man sich hier auch vielen anderen nützlichen Themen widmen.

Homeoffice wird insgesamt noch mehr an Akzeptanz gewinnen durch die Krise als vorher. Zweifelnde werden durch die Notwendigkeit von Homeoffice in die Situation ‘gezwungen’, um dann festzustellen, dass die Arbeit auf diesem Weg funktionieren muss und auch kann. Das sehe ich absolut als Chance für zukunftsfähige Arbeitsmodelle.

Welche Tools nutzt ihr aktuell für die Zusammenarbeit?

Wir nutzen vorwiegend MS Teams, Skype, Zoom und Sharepoint.

Kannst du überhaupt in der Organisationsentwicklung aktiv etwas umsetzen, wenn du nicht direkt vor Ort bist? Wie versuchst du jetzt Einfluss zu nehmen bzw. Veränderungen anzustoßen?

Die meisten Projekte, die Einfluss auf die Organisation haben, sind momentan ”on hold”. Es gibt Themen, die ich jetzt schon vorbereiten kann für den Zeitpunkt nach der Krise, wie zum Beispiel Jobprofile erstellen, die in Planung waren. Ich nutze die Zeit außerdem, um mich um Themen zu kümmern, zu denen ich im “normalen” Arbeitsalltag nicht gekommen bin. Für diese Aufgaben brauche ich auch nicht vor Ort sein. Anders ist es beim Thema Workshop Facilitation, die ja ein Gruppengefüge vor Ort voraussetzt. Workshops in dieser Form sind nun natürlich ausgesetzt. Doch auch hier werden wir ein neues digitales Format anbieten: Zum Thema Virtual Leadership wird gerade ein Konzept für Mastermind Sessions erarbeitet, die ich moderieren darf und auf die mich sehr freue.

Bist du auf neue Ideen gekommen durch die neue Situation?

Ja, und die muss ich ein bisschen für mich sortieren :-). Was mich am meisten umtreibt derzeit ist, dass wir uns als Unternehmen auf die Zeit nach der Krise ausrichten und den Schwung von Solidarität intern nachhaltig nutzen müssen. Wir besinnen uns gerade so sehr auf unseren Purpose im Unternehmen, und ich bin überzeugt, dass wir ein Format dafür entwickeln müssen, wie wir diese Einstellung dauerhaft beibehalten, wenn wir wieder auf “Betriebstemperatur” laufen. Für die Unternehmenskultur ist die Krise aus meiner Sicht eine echte Chance.

Spielte der Umgang der Krise in der Organisationsentwicklung vorher eine Rolle und wenn ja wie?

Wir sind als Vertriebsabteilung gerade im Aufbau eines Enterprise Kanban Modells. Folgende Logik steckt dahinter: Wir arbeiten mit einem Themenspeicher, wir nennen es Backlog. Hier werden Aufgaben auf Karten gesammelt und durch Priorisierung physisch an der Wand verschoben. Die Aufgaben werden dann kategorisiert, z. B. “in Arbeit” bzw. “doing”, “waiting for Feedback”, “done”. Kurz und knapp ist das Ziel, dass man sich als Professional aktiv die Aufgaben selber “zieht”, die am Wichtigsten und Kürzesten sind anstatt Aufgaben zugeteilt bekommt. Im Umkehrschluss reduzieren wir die Fokussierung auf Schlüsselressourcen, und stärkeres Empowerment der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Wie waren unsere ersten Schritte? Anfang des Jahres haben wir die Fokus Themen für 2020 gesammelt und im nächsten Schritt zur besseren Einordnung in Handlungsfelder sortiert. Diese Cluster haben wir im Anschluss priorisiert. Um diese Fokus Themen letztendlich mit dem “wahren Leben” in den Teams abzugleichen, starteten wir mit der gleichen Systematik in den einzelnen Teams. An dieser Stelle hat uns Corona kalt erwischt, Das Übereinanderlegen von Strategie und der Arbeit in den einzelnen Teams ist uns aufgrund des operativen Drucks nicht mehr gelungen. Die Strategieausrichtung hat entsprechend einen komplett anderen Verlauf genommen, den im Januar niemand von uns erahnt hätte.

Ein Learning daraus ist auf jeden Fall: “Expect the Unexpected”.

Maren Spiller , Deutsche Lufthansa AG

Nach der Krise werden wir sicher mit dem veränderten Strategiefokus erneut in die Erarbeitung des Modells einsteigen. Ich bin mir sicher, dass wir mit dieser Arbeitsweise der Krise noch strukturierter hätten entgegentreten können, wenn wir schon routiniert im Umgang damit gewesen wären. “In the unlikely event of the next crisis” sind wir dann noch besser gewappnet.

Wurde Krisenmanagement jemals in deinen Organisationsentwicklungs-Schulungen aufgegriffen?

Organisationsentwicklung ist ja eher ein langfristiges Thema, während Krisenmanagement operationellen, kurzfristigen Charakter hat. Von daher trifft es das Feld eher nicht. Allerdings bin ich der Meinung, dass diese Krise DAS Paradebeispiel für eine Disruption im Change Management-Zyklus ist. Wir “dürfen” hier wirklich alle Phasen des klassischen Change Managements gerade live miterleben.

Wie nutzt aktuell die “leere” Zeit ? Was gefällt dir gut und kannst du empfehlen?

Tatsächlich nutze ich die Zeit zur Weiterbildung für die Dinge, die ich immer schon mal machen wollte, um mein Wissen hier zu erweitern. Ich habe bei udemy einen Online Kurs für Procreate, eine Visualisierungs-App, belegt. Der Kurs ist ziemlich umfangreich mit Gamification, Quizzes und praktischen Prüfungen, die man in einer geschlossenen Facebook-Gruppe teilt und auch aktiv zum Feedback geben eingeladen wird. Gefällt mir ganz gut.

Außerdem bin ich in einem wundervollen Frauennetzwerk mit dem Namen “Nushu”. In einer rasanten Geschwindigkeit wurden hier Präsenz Netzwerk Veranstaltungen auf digital umgestellt, und ich nutze jede Chance teilzunehmen. Nushu setzt sich dafür ein, mehr Weiblichkeit in die Wirtschaft zu bringen. Tolle Frauen, tolle Themen.

Eine dritte Initiative, an der ich teilnehme ist die GAIA – Global Activation of Intention and Action. Initiiert von Otto Scharmer, wird in Sessions der weltweite Austausch von Change Management Interessierten vorangetrieben mit starkem Fokus auf Achtsamkeit. In Zoom-Sessions treffen wir uns über den gesamten Globus mit über 250 Personen pro „Room“ und gehen dann in Breakout Sessions mit ca. sechs Personen mit relevanten Fragestellungen. Insgesamt nehmen über 10.000 Personen an dem Programm teil. Absolut eine Erfahrung wert!

Liebe Maren, wir danken dir für das tolle Interview und wünschen dir weiterhin alles Gute!

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